江苏中际招标代理有限公司是一家综合型社会代理机构。多年以来，我们高度重视项目档案建设管理，在充分认识项目代理实操质量与档案建设质量辩证关系的基础上，坚持以建好管好项目档案为抓手，倒逼采购代理服务不断提质升级，有效促进了公司的综合发展。近几年来，我司先后荣获“国家级科技型中小企业”“全国百强招标代理机构”“中国优秀社会代理机构奖”“全国优秀咨询机构奖”“江苏省AAAAA级政府采购代理机构”。我们的主要做法是：

一、做好项目档案建设顶层设计，着眼采购代理服务全局谋划档案建设管理。项目档案的建设管理，是一项关系采购代理服务全局性的工作。为了扎实做好这项工作，我们坚持总揽全局、顶层设计，以理顺思想、完善部署为入口，开启档案建设管理工作。一是，教育员工提高认识。我们多次组织不同形式的“档案业务培训”，利用大小会议反复强调档案建设的目的、意义和要求，定期讲评公司档案建设情况，不断组织相关典型案例学习，多措并举丰富员工档案建设知识，引导大家强化对档案建设重要性的认识，增强建好管好档案的危急感和大局观;二是，纳入议程认真实施。公司从战略发展的高度，提出“加强档案建设，倒逼服务质量提升”的工作要求，将此纳入公司重要议事日程，写入企业发展规划和每年工作计划，把档案建设管理的实施情况，列为员工日常行为考核、部门年度工作考评的重要内容，认真督导实施，保障工作落地落实;三是，认真谋划规范开局。我们在严循《档案法》和广泛学习借鉴其他行业档案建设经验基础上，设计启用了“档案材料移交清单模版”“项目档案首页目录模版”“档案盒内目录模版”“档案盒脊背模版”“项目档案眉章”和“档案归档情况登记检索表”等，制定了代理项目档案建设管理一系列制度规定。以周密的筹划，开启了规范化制度化的档案建设管理活动。

二、精准制定档案材料归档内容，逆向引导代理实操各环节依法依规的进行。项目档案是由采购代理全流程各环节形成的文字、图片、音像等材料构成，要建立高质量的项目档案，必须要做好项目代理实操各环节的工作，形成合规、完善、齐全的档案材料。我们为此，一是，事先设立目标，精准制定归档材料的内容。遵循国家政策法规要求，经过不断修改完善，先后制定施行了包括政府采购项目、工程招标项目、交通招标项目、军队采购项目在内的18个不同采购形式的“项目归档材料目录”，以此规定各种项目档案材料的归档内容;二是，坚持逆向促动，保证代理实操各环节质量。我们通过组织业务学习，向员工反复灌输各类项目档案应当归档的材料标准，引导大家精准、熟练的把握不同项目不同采购形式的归档材料内容。使之早知目标、早知要求，在没有执行项目前，便已预知在进行项目代理实操时，应做什么、如何去做、要做到什么标准、要积累哪些材料，从而逆向促动按标操作，优质高效的做好代理活动各环节工作，保证代理服务质量，积累合规、完善、齐全的档案材料。

三、严格进行档案材料收集移交，促使项目执行人为了材料达标而严谨工作。我们认为，在确定档案材料的归档内容标准之后，做好材料的收集移交，将其落到实处，是倒逼项目代理服务质量不断提高的关键。为此，一方面，我们实行了档案材料管理责任制。建立了《档案管理岗位责任制度》，在各业务部门设立一名材料员，负责项目材料的收集、整理和移交。明确部门负责人为项目档案材料管理第一责任人，与部门材料员共同对项目材料的质量负责，为档案材料的收集管理提供了组织保证;另一方面，严肃认真的进行项目材料移交。公司规定，在项目中标/成交通知书发布后40日内，项目执行部门要向综合部办理项目档案材料交接手续，综合部档案管理人员对照《归档材料移交清单》逐项清点，并与部门材料移交人一同在移交清单上签名负责。做到移交的材料不合格不接收、不完善不归档、发现不足即时改。对在材料移交中发现的问题并不能即时整改的，视其情节，按照公司《关于做好代理项目档案材料管理移交工作的奖惩规定》予以处罚。通过“严把材料归档入口”关，促使项目执行人，为了保证项目档案材料达标，自觉在每个实操环节中规范工作、严把质量。

四、积极开展档案建设督查活动，采用后监督方式推进代理服务质量的提升。我们坚持对立卷档案开展定期检查考评，组织员工复盘项目全程档案材料，对已完成的代理项目质量进行回头看。通过这种“后监督”方式，引领员工查找以往工作上的问题和不足，从中汲取经验和教训，促进项目档案质量的再优化。多年以来，一是，积极开展重点项目档案检查。主要是对于一些在上级巡查、审计或档案调阅利用中，发现疑问、问题或差错的档案，组织相关专家进行专项检查。本着理清问题、找准根源，有则改之、无则加勉的原则，坚持问题导向，对相关档案再优化，对有关工作再提升;二是，坚持开展档案全面互查。我们建立了档案互查工作制度，根据工作实际和特点，规范制定每次“档案互查工作实施方案”“评价细则和评分记录表”。要求人人既要参加互查，又要对所查的每份档案给予评分。档案互查互评，达到了横向学习、取长补短、相互监督、相互鞭策和优化归档档案质量的目的。同时，也让大家回顾了工作，积累了经验，汲取了教训，为不断提高采购代理服务质量提供了支撑。

五、规范做好项目档案管理利用，积极为采购各方提供优质便捷的档案服务。我们认为，做好项目档案的管理和利用，为上级部门和采购人、供应商提供方便、快捷、精准的档案查阅服务，是创造优质代理服务的重要组成部分。为此，多年以来，我们积极克服困难，不断加大人力物力投入，认真做好项目档案的管理利用。一方面，努力加强基础建设。我们制定了《公司档案室建设管理规定》，设立了独立的专用档案室，购置了余量可满足5年以上容量的铁质档案密集架，完善了档案室的防火、防潮、防鼠、防盗、防光、防虫等功能。安排了2名工作人员，专职从事档案管理，设立了档案工作办公室，配置了计算机、复印机、装订机等专用设备。另一方面，积极做好档案利用。我们编制了书面、电子两种形式的档案查阅索引，建立了“档案借阅制度”“档案保密制度”“档案销毁制度”和“档案借阅情况登记”“档案外调、归还情况登记”等，认真开展档案利用服务。做到在手续完备的前体下，借阅能随到随查，调档可随调即送。多次受到上级主管部门、采购单位等部门的肯定和好评。